SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen – Einrichtung, Typen und Auslöser

Wenn Sie Ihre SMS-Benachrichtigungen in Urbantz noch nicht konfiguriert haben, finden Sie hier alle notwendigen Informationen: SMS-Benachrichtigungen - Aktivierung

⚠️ Achtung! Stellen Sie beim Konfigurieren Ihrer Benachrichtigungen sicher, dass Sie einen Absender und einen Flow festlegen. Andernfalls berücksichtigt die Benachrichtigung alle vorhandenen Absender und Flows.

Logik: Kein spezifischer Absender/Flow angegeben = alle Absender/Flows werden berücksichtigt.

Übersicht:

1. Automatische Benachrichtigungen 
1.1 Kundenseitige Auslöser
1.1.2 Optionen
1.2 Interne Auslöser
2. Manuelle Benachrichtigungen (SMS)

1. Automatische Benachrichtigungen

Automatische Benachrichtigungen werden mithilfe eines Auslösers versendet, den Sie aus einer vordefinierten Liste auswählen müssen. Sie können als SMS, als E-Mail oder als beides gesendet werden.

Achtung! Wenn Sie SMS-Benachrichtigungen und E-Mail-Benachrichtigungen für denselben Auslöser konfigurieren möchten, sollten Sie einen einzelnen Eintrag mit Liefertyp: BOTH erstellen. Wenn Sie zwei separate Benachrichtigungen einrichten (eine für SMS und eine für E-Mail), wird nur die erste der beiden konfigurierten Benachrichtigungen gesendet.

Sie können den Inhalt Ihrer Benachrichtigungen in verschiedenen Sprachen anpassen, Emojis einfügen und automatische Informationen, sogenannte „Variablen", hinzufügen (Liefertag, Lieferzeitfenster, Kundenname, Link zur Tracking-Seite usw.).

Für alle müssen Sie den Ablauf, den Absender (Auftraggeber) sowie den Auftragstyp (Lieferung/Abholung/Service) angeben. Dies bestimmt, wer eine Benachrichtigung erhält oder nicht.



 

1.1 KUNDENSEITIGE AUSLÖSER

Die Auslöser, die Sie für das Versenden von Benachrichtigungen an Kunden auswählen können, sind unten aufgeführt:

• Empfänger benachrichtigen, wenn der Fahrer seine Runde gestartet hat:

Sie wird an alle Kunden gesendet, wenn der Fahrer in der mobilen Anwendung auf „Runde starten" geklickt hat.

Hinweis:

Im Benachrichtigungstext können Sie das ETA-Intervall verwenden: {{ etaTimeStart }} - {{ etaTimeStop }}.

Beachten Sie, dass dies die ursprüngliche ETA ist, die zum Zeitpunkt der Optimierung berechnet wurde, und nicht die tatsächliche ETA, die etwaige Rundenverzögerungen berücksichtigt.

• Empfänger benachrichtigen, wenn der Optimierer die Runden fertig erstellt hat:

Sie wird gesendet, wenn die Aufträge optimiert werden. Sie können die Option hinzufügen, die Runden zuerst (manuell) zu validieren, wenn Sie Änderungen im Rundeneditor vornehmen möchten. 
Runden können auf der Ankündigungsseite pro Ankündigungszeile oder in der Auftragsansicht (1, einige, alle Runde(n) – je nach Auswahl) durch Klicken auf „validieren" bestätigt werden, was die Benachrichtigungen auslöst.

• Empfänger benachrichtigen, wenn der Auftrag erfolgreich abgeschlossen wurde:

Sie wird gesendet, sobald der Auftrag eine erfolgreiche Lieferung/Abholung/Service war.

• Empfänger benachrichtigen, wenn der Auftrag fehlgeschlagen ist:

Sie wird gesendet, wenn die Lieferung/Abholung/Service fehlgeschlagen und daher nicht abgeschlossen wurde.

ℹ️ Hinweis: Wenn dieser Auslöser gewählt wird, kann es dazu führen, dass während der Nacht viele Benachrichtigungen gesendet werden, wenn Runden automatisch vom System geschlossen werden. Um zu verhindern, dass diese Benachrichtigungen gesendet werden, können Sie den entsprechenden Schalter in der Nachrichteneinrichtung aktivieren.

• Empfänger benachrichtigen, wenn das Zeitfenster sich nähert:

Sie wird basierend auf dem Beginn des Zeitfensters des Auftrags gesendet.

Sie müssen zusätzlich zum Ablauf, Absender und Auftragstyp einen Wert in Minuten und/oder Stunden angeben, der angibt, wie weit im Voraus im Vergleich zum Zeitfenster die Benachrichtigungen gesendet werden sollen. (Beispiel: Zeitfenster von 10:00 bis 11:00 Uhr mit 30 Minuten 'Vorlauf' = die Benachrichtigung wird um 9:30 Uhr gesendet)

ℹ️ Wenn der Fahrer zu spät ist, wird das Zeitfenster nicht aktualisiert. Die Benachrichtigung wird am Anfang des ursprünglichen Zeitfensters gesendet, trotz der Verzögerung.

ℹ️ Aufträge müssen in einer Runde geplant sein, damit dieser Auslöser funktioniert. Für verwaiste Aufträge werden keine Benachrichtigungen gesendet.

• Empfänger benachrichtigen, wenn die ETA sich nähert:

Sie wird basierend auf der geschätzten Ankunftszeit gesendet, die während der Optimierung berechnet wurde (= theoretische ETA).
Sie müssen zusätzlich zum Ablauf, Absender und Auftragstyp einen Wert in Minuten und/oder Stunden angeben, der angibt, wie weit im Voraus im Vergleich zur ETA die Benachrichtigungen gesendet werden sollen. (Beispiel: 30 Minuten vor der theoretischen ETA)

• Empfänger benachrichtigen, wenn ein Auftrag fehlt

Sie wird gesendet, wenn der Fahrer während seiner Vorbereitung angegeben hat, dass ein Auftrag fehlt.

• Empfänger benachrichtigen, wenn der vorherige Auftrag abgeschlossen wurde

Diese Benachrichtigung wird gesendet, sobald der vorherige Auftrag zugestellt wurde. Der Zweck dieser Benachrichtigung ist es, Empfänger über eine bevorstehende Lieferung zu informieren, um die Anzahl fehlgeschlagener Lieferungen zu reduzieren.

NB: Damit dies wirksam ist, sollte diese Benachrichtigung nur konfiguriert werden, wenn Fahrer ihre Lieferreihenfolge einhalten.

• Empfänger benachrichtigen, wenn ein ungeplanter Auftrag zur Terminplanung bereit ist:

Dies wird gesendet, sobald ein ungeplanter Auftrag angekündigt wurde. Der Auftrag wird ohne Datum und ohne Zeitfenster angekündigt, wobei die Wahl der Terminplanung dem Empfänger überlassen wird. Sie müssen zusätzlich den Ablauf, den Absender und den Auftragstyp angeben.

• Empfänger benachrichtigen, wenn der Auftrag geplant wurde:

Diese Benachrichtigung wird gesendet, sobald ein Auftrag mit dem Status „ungeplant" ein Datum und ein Ausführungszeitfenster erhält und damit als geplant gilt. Es ist die Bestätigung, dass der Auftrag erfolgreich geplant wurde.

• Eine Erinnerung an den Kunden senden, wenn ein ungeplanter Auftrag nach X Tagen noch nicht terminiert wurde:

Eine Erinnerung wird alle X Tage gesendet, wenn der Auftrag ungeplant bleibt. Sie müssen zusätzlich zum Ablauf, Absender und Auftragstyp die Anzahl der Tage angeben, nach denen die Erinnerung an den Empfänger gesendet wird. Sie können mehrere Intervalle festlegen.

• Empfänger benachrichtigen, wenn der Auftrag zur Abholung bereit ist:

Diese Benachrichtigung wird gesendet, sobald der Fahrer den Auftrag an einem Abholpunkt abgegeben hat und bereit zur Abholung durch den Empfänger ist.

• Empfänger benachrichtigen, wenn der Fahrer sich in der Nähe ihrer Adresse befindet:

Dies wird gesendet, wenn der Fahrer sich in einer Entfernung von X Metern von der Empfängeradresse befindet. Sie müssen zusätzlich zum Ablauf, Absender und Auftragstyp die Entfernung in Metern angeben, ab der die Benachrichtigung gesendet wird.
Beispiel: Wenn Sie 200 m als Entfernung definieren, wird die Benachrichtigung gesendet, wenn der Fahrer 200 m vom Standort des Empfängers entfernt ist.

 

1.1.2 OPTIONEN

• Tracking-Seite

Wie oben erwähnt, haben Sie die Möglichkeit, mehrere Variablen in den Textinhalt einzufügen, die spezifisch für jeden kundenseitigen Auslöser sind. Eine davon ist das Hinzufügen der „link"-Variable, die es dem Kunden ermöglicht, seine Lieferung in Echtzeit auf der Tracking-Seite zu verfolgen. Bitte schauen Sie sich den folgenden Link für eine detaillierte Erklärung der Tracking-Seite an:

Konfiguration Ihrer Tracking-Seite

• Kundenzufriedenheit

Das Senden des Links zur Tracking-Seite an Kunden nach der Lieferung per SMS oder E-Mail ermöglicht es Ihnen, Feedback zum Fahrer sowie zu Ihrem Service und anderen Themen zu erfassen.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese Funktion aktivieren möchten.
 

• Kontaktlose Lieferung/Abholung/Service

Indem Sie Ihren Kunden den Link zur Tracking-Seite senden, können Sie nun auch einen individuellen PIN-Code anzeigen. Dies ermöglicht Ihren Kunden ein kontaktloses Service-Erlebnis. Um mehr über die kontaktlose Funktion und ihre Funktionsweise zu erfahren, besuchen Sie bitte den folgenden Link: Wie verwendet man die kontaktlose Option?.

1.2 INTERNE AUSLÖSER

Die Auslöser, die für INTERNE Nachrichten ausgewählt werden sollen, sind unten aufgeführt:

• Benachrichtigen, wenn Aufträge geocodiert und einem Depot zugewiesen wurden:

Sie wird gesendet, wenn Aufträge in ihren jeweiligen Depots angekündigt werden und die Geocodierungsfehler behoben wurden. Sie müssen den Ablauf, den Absender und die internen Benutzer Ihrer Plattform angeben, die diese Benachrichtigung erhalten können.

• Benachrichtigen, wenn Fahrer ihre Runde nicht pünktlich starten:

Sie wird gesendet, wenn ein Fahrer verglichen mit der geplanten Startzeit der Runde zu spät ist. Sie müssen das Depot und die internen Benutzer Ihrer Plattform angeben, die diese Benachrichtigung erhalten können.

• Benachrichtigen, wenn der Optimierer die Rundenerstellung abgeschlossen hat:

Sie wird gesendet, sobald Urbantz die Optimierung Ihrer Aufträge abgeschlossen hat. Sie müssen das Depot und die internen Benutzer Ihrer Plattform angeben, die diese Benachrichtigung erhalten werden.

• Fahrer benachrichtigen, wenn die Startzeit ihrer Runden sich nähert:

Sie wird an die Fahrer gesendet, wenn sich die durch die Optimierung geschätzte Zeit nähert. Wenn Sie diese Nachricht per SMS senden möchten, müssen Sie die Telefonnummer des Fahrers in seinem Benutzerprofil eintragen. Sie müssen die Zeitspanne in Minuten und/oder Stunden (Vorlauf) angeben, bevor die Benachrichtigung gesendet werden kann, sowie die zugehörige Optimierung und den Auftragstyp.

• Benachrichtigen, wenn ein Auftrag von einem Transporteur abgelehnt wird:

Sie wird gesendet, sobald ein Transporteur den Auftrag aus einem bestimmten Grund ablehnt. Dieser Auslöser ist interessant, wenn Sie mit verknüpften Plattformen arbeiten. Sie müssen das Depot und die internen Benutzer Ihrer Plattform angeben, die diese Benachrichtigung erhalten können.

• Plattformmanager benachrichtigen, wenn der Auftrag seit X Tagen nicht geplant wurde:

Dies dient als Erinnerung. Zusätzlich zum Ablauf, Absender und Auftragstyp wird die Anzahl der Tage angegeben, nach der die Erinnerung an den Plattformmanager gesendet wird. Sie können mehrere Intervalle festlegen. Wenn ein ungeplanter Auftrag nach X Tagen ungeplant bleibt, wird die Benachrichtigung gesendet.

2. Manuelle Benachrichtigungen

Manuelle Benachrichtigungen sind Vorlagen, die Sie im Voraus in Urbantz definieren. Sie können zum Beispiel eine Vorlage mit einem geeigneten Text vordefinieren, der manuell bei einer Verzögerung gesendet wird. Dieser Benachrichtigungstyp ist nur als SMS verfügbar.

Manuelle SMS können auf 3 Arten gesendet werden:

• Von einem Fahrer, aus der mobilen Anwendung, durch Klicken auf die Auftragsdetails und Auswahl des 'Telefon'-Symbols. Ein Pop-up öffnet sich; durch Auswahl des 'Nachricht'-Symbols kann der Fahrer die SMS vor dem Senden in der Vorschau ansehen.

• Von einem Manager, aus der Webanwendung, durch Klicken auf die Auftragsdetails und Auswahl der Registerkarte 'SMS'.

• Von einem Manager, aus der Webanwendung, durch Klicken auf die Runde selbst und Auswahl der Registerkarte 'Benachrichtigungen'. Die Nachrichten werden nur für alle Aufträge gesendet, die noch nicht zugestellt wurden.

ℹ️ Die Rollen, die zum Senden manueller Benachrichtigungen über die Plattform berechtigt sind, sind: Platform Agent; Platform All in One (MDD); Platform API; Platform Dispatcher Manager; Platform Dispatcher Manager - Task Update; Platform Manager und Sender Platform Manager.

Hinweis: Benachrichtigungen werden in der Zeitzone der Adresse gesendet (nicht in der Plattformzeitzone)

FAQ:

• F: Sind manuelle SMS-Benachrichtigungen auf laufende Runden beschränkt?
• Nein, manuelle SMS-Benachrichtigungen können sowohl während der Lieferzeit, wenn die Runde läuft, als auch außerhalb dieses Intervalls gesendet werden, was Ihnen volle Flexibilität bietet.