Das Booking Portal – URBANTZ | SUPPORT

Was ist das Booking Portal?

Das Booking Portal ist eine Self-Service-Website, auf der Ihre Absender (die Unternehmen oder Standorte, die Waren über Sie versenden) ihre eigenen Lieferungen buchen. Es funktioniert ohne Zugriff auf die Urbantz Control Tower-Anwendung. Absender melden sich an, erstellen eine Bestellung, wählen ein verfügbares Zeitfenster und verfolgen ihre anstehenden Bestellungen – alles unter Ihrer Marke.

Mit dem Booking Portal können Sie:

Manuelle Auftragserfassung reduzieren. Absender erstellen ihre eigenen Aufträge, anstatt Ihr Team per E-Mail oder Telefon zu kontaktieren.
Nur Zeitfenster anbieten, die Sie auch liefern können. Zeitfenster basieren auf der tatsächlichen Verfügbarkeit der Depots, die die Bestellung bedienen können.
Ihre Marke in den Mittelpunkt stellen. Das Portal zeigt Ihr Logo, Ihre Farben und Ihren Unternehmensnamen und kann auf Ihrer eigenen Domain laufen.
Steuern, was Absender ändern können. Sie entscheiden, welche Bestellfelder sie sehen und bearbeiten können.

Zugang erhalten

Das Booking Portal wird von Urbantz pro Plattform aktiviert. Wenden Sie sich an Ihr Urbantz-Account-Team, um es zu aktivieren, und richten Sie es anschließend wie unten beschrieben ein.

Portal-Adresse. Ihr Portal ist unter booking.urbantz.com verfügbar. Sie können auch Ihre eigene Domain (zum Beispiel booking.yourcompany.com) darauf verweisen lassen, indem Sie DNS-Einträge einrichten. Ihre Domain bleibt auf jeder Seite in der Adressleiste sichtbar.

Wer sich anmelden kann. Nur Benutzer, die bereits auf Ihrer Urbantz-Plattform existieren, können sich anmelden; Absender können sich nicht selbst registrieren. Legen Sie für jeden Absender-Kontakt einen Benutzer an und geben Sie ihm Zugriff auf den Absender (oder die Absender), für den/die er bucht.

Anmeldemethoden. Das Portal bietet dieselben Anmeldemethoden, die Sie auch für die Control Tower verwenden:

Methode	Funktionsweise
E-Mail und Passwort	Standard-Urbantz-Anmeldedaten
Ihr Unternehmens-SSO	Über den von Ihnen konfigurierten Identitätsanbieter
Google-Anmeldung	Anmeldung mit einem Google-Konto

Ihr Portal einrichten

Sie konfigurieren das Portal in der Control Tower. Änderungen werden sofort auf Ihr Portal angewendet, ohne Release oder Ausfallzeit.

Branding

Einstellung	Wo sie erscheint
Unternehmensname	Im gesamten Portal
Logo	Navigationsleiste und Fußzeile
Hauptfarbe	Schaltflächen, Hervorhebungen und Akzente
Bild der Anmeldeseite	Anmeldeseite
Favicon	Browser-Tab
Kontakttelefonnummer und E-Mail	Wird angezeigt, damit Absender wissen, wie sie Sie erreichen können
Fußzeilen-Links	Bis zu 5 individuelle Links (zum Beispiel AGB oder FAQ)

Sobald das Branding eingerichtet ist, trägt das Portal kein Urbantz-Logo mehr.

Bestellformular

Für jedes Feld des Bestellformulars legen Sie fest, ob es angezeigt und ob es bearbeitbar ist. Ausgeblendete Felder werden weiterhin aus dem Standardauftrag des Absenders ausgefüllt, sodass Bestellungen vollständig bleiben.

Verfügbare Felder:

Auftragsinformationen: Auftragstyp, Auftrags-ID, Auftragsreferenz
Adresse: mit Autovervollständigung
Gebäudeinformationen: Gebäude, Etage, Aufzug, Türcodes
Lieferhinweise
Kontaktdaten: Person, Unternehmen, Konto, eine oder mehrere E-Mail-Adressen und Telefonnummern
Kommunikationspräferenzen: Sprache und Kanäle (SMS, E-Mail, WhatsApp, je nach Plattform)
Artikel: Artikeltypen und Mengen. Wenn Sie Artikel ausblenden, wird automatisch ein generischer Artikel hinzugefügt.

Wenn Sie ein Pflichtfeld ausblenden oder sperren, warnt Sie die Control Tower. Stellen Sie sicher, dass der Standardauftrag des Absenders dafür einen Wert enthält, sonst können Absender keine Bestellungen erstellen.

Zeitfenster-Auswahl

Wählen Sie eines von zwei Layouts:

Kalender: Absender durchsuchen Termine und wählen am gewünschten Tag ein Zeitfenster.
Liste der nächsten verfügbaren Zeitfenster: Absender sehen eine kurze Liste der frühesten Zeitfenster und wählen eines aus. Sie legen in der Ablauf-Konfiguration fest, wie viele Zeitfenster die Liste anzeigt.

Beide Layouts zeigen nur Zeitfenster, die bei den zur Bestellung passenden Depots verfügbar und durchführbar sind.

Das Portal verwenden

Öffnen Sie Ihre Portal-Adresse und melden Sie sich an.
Wenn Sie für mehrere Absender buchen, wählen Sie denjenigen aus, für den Sie arbeiten möchten. Bei nur einem Absender wird dieser Schritt übersprungen.
Um später den Absender zu wechseln, verwenden Sie die Absenderauswahl. Sie müssen sich nicht abmelden. Jede Bestellung gehört zu einem Absender.

Eine Lieferung buchen

Klicken Sie auf der Startseite auf Neue Bestellung.
Einen Ablauf auswählen. Wenn der Absender einen Standardablauf hat, wird dieser automatisch ausgewählt und dieser Schritt übersprungen.
Die Bestelldetails prüfen. Felder werden aus dem Profil des Absenders vorausgefüllt. Bearbeiten Sie die Felder, die Ihr Anbieter bearbeitbar gemacht hat.
Artikel hinzufügen. Verwenden Sie + und −, um die Menge jedes Artikeltyps festzulegen.
Ein Zeitfenster wählen. Wählen Sie eines der verfügbaren Zeitfenster aus und bestätigen Sie. Sie erhalten eine Warnung, wenn für dieses Zeitfenster bereits eine wiederkehrende Bestellung besteht oder wenn das Datum blockiert ist.

Kontaktinformationen

Artikeltypen

Auswahl des Zeitfensters

Bestellübersicht

Wenn Ihr Absenderkonto noch nicht validiert ist, ist die Schaltfläche Neue Bestellung deaktiviert und ein Banner bittet Sie, den Support zu kontaktieren. Sie können den Rest des Portals weiterhin nutzen.

Ihre anstehenden Bestellungen verfolgen

Die Startseite listet Ihre nächsten 10 geplanten Bestellungen auf, einschließlich anstehender wiederkehrender Bestellungen. Zu jeder Bestellung sehen Sie Datum, Zeitfenster, Status, Adresse, Auftrags-ID und -Referenz, ob sie wiederkehrend ist, wer sie erstellt hat, sowie einen Link zur Tracking-Seite.

Ihr Profil verwalten

In Ihrem Absenderprofil können Sie:

Kommunikationspräferenzen festlegen: Wählen Sie Ihre Sprache und wie Sie benachrichtigt werden (SMS, E-Mail, WhatsApp).
Daten blockieren: Fügen Sie einzelne Daten oder Datumsbereiche hinzu, an denen keine wiederkehrenden Bestellungen erstellt werden sollen, zum Beispiel wegen Schließungen oder Feiertagen. Die Daten müssen in der Zukunft liegen.

Kontaktdaten, Gebäudeinformationen und Lieferhinweise werden nur zur Information angezeigt. Um sie zu ändern, wenden Sie sich an Ihren Zustelldienstleister.

Häufig gestellte Fragen

Können sich Absender ein eigenes Konto erstellen? Nein. Benutzer müssen zuerst auf Ihrer Urbantz-Plattform angelegt werden.

Warum sehe ich keine Zeitfenster? Zeitfenster werden nur angezeigt, wenn ein zur Bestellung passendes Depot Kapazität hat. Überprüfen Sie die Bestelladresse und die Artikel, oder versuchen Sie es mit einem späteren Datum. Besteht das Problem weiterhin, wenden Sie sich an Ihren Zustelldienstleister.

Warum ist die Schaltfläche "Neue Bestellung" ausgegraut? Das Absenderkonto ist noch nicht validiert. Wenden Sie sich an den Support, um es validieren zu lassen.

Sehen meine Absender den Namen Urbantz? Nein. Sobald das Branding konfiguriert ist, zeigt das Portal nur Ihren Namen, Ihr Logo und Ihre Farben an.

Können wir unsere eigene Webadresse verwenden? Ja. Lassen Sie Ihre Domain per DNS auf das Portal verweisen. Die von jeder Bestellung aus verlinkte Tracking-Seite verwendet tracking.urbantz.com, sofern Sie dafür nicht ebenfalls eine eigene Domain einrichten.

Werden bereits gebuchte Bestellungen durch ein blockiertes Datum storniert? Blockierte Daten verhindern lediglich, dass an diesen Daten wiederkehrende Bestellungen erstellt werden. Von Ihnen manuell gebuchte Bestellungen sind davon nicht betroffen; Sie erhalten jedoch eine Warnung, wenn Sie ein blockiertes Datum wählen.

Benötigen Sie Hilfe?

Um das Booking Portal zu aktivieren oder zu konfigurieren, wenden Sie sich an Ihr Urbantz-Account-Team oder eröffnen Sie ein Ticket beim Urbantz-Support.

Wenn Absender Fragen zu einer Bestellung haben, sollten sie sich an Sie, ihren Zustelldienstleister, wenden – über die im Portal angegebenen Kontaktdaten.