El Booking Portal – URBANTZ | SUPPORT

¿Qué es el Booking Portal?

El Booking Portal es un sitio web de autoservicio donde tus expedidores (las empresas o centros que envían mercancías a través de ti) reservan sus propias entregas. Funciona sin acceso a la aplicación Urbantz Control Tower. Los expedidores inician sesión, crean un pedido, eligen una franja horaria disponible y siguen sus próximos pedidos, todo bajo tu marca.

Con el Booking Portal, puedes:

Reducir la introducción manual de pedidos. Los expedidores crean sus propias tareas en lugar de enviar correos electrónicos o llamar a tu equipo.
Ofrecer solo las franjas horarias que puedes cumplir. Las franjas horarias provienen de la disponibilidad real de los almacenes que pueden atender el pedido.
Mantener tu marca en primer plano. El portal muestra tu logo, colores y nombre de la empresa, y puede ejecutarse en tu propio dominio.
Controlar qué pueden cambiar los expedidores. Tú decides qué campos del pedido ven y editan.

Cómo obtener acceso

El Booking Portal se activa por plataforma por parte de Urbantz. Ponte en contacto con tu equipo de cuenta de Urbantz para activarlo y, a continuación, configúralo como se describe a continuación.

Dirección del portal. Tu portal está disponible en booking.urbantz.com. También puedes apuntar tu propio dominio (por ejemplo, booking.yourcompany.com) configurando registros DNS. Tu dominio permanece en la barra de direcciones en todas las páginas.

Quién puede iniciar sesión. Solo los usuarios que ya existen en tu plataforma Urbantz pueden iniciar sesión; los expedidores no pueden registrarse por sí mismos. Crea un usuario para cada contacto de expedidor y dale acceso al expedidor (o expedidores) para el que reserva.

Métodos de inicio de sesión. El portal ofrece los mismos métodos de inicio de sesión que utilizas para el Control Tower:

Método	Cómo funciona
Correo electrónico y contraseña	Credenciales estándar de Urbantz
El SSO de tu empresa	A través del proveedor de identidad que has configurado
Inicio de sesión con Google	Inicia sesión con una cuenta de Google

Configurar tu portal

Configuras el portal desde el Control Tower. Los cambios se aplican a tu portal de inmediato, sin necesidad de publicación ni tiempo de inactividad.

Marca

Configuración	Dónde aparece
Nombre de la empresa	En todo el portal
Logo	Barra de navegación y pie de página
Color principal	Botones, resaltados y acentos
Imagen de la pantalla de inicio de sesión	Página de inicio de sesión
Favicon	Pestaña del navegador
Teléfono y correo electrónico de contacto	Se muestran para que los expedidores sepan cómo contactarte
Enlaces del pie de página	Hasta 5 enlaces personalizados (por ejemplo, términos o preguntas frecuentes)

Una vez configurada la marca, el portal no muestra ningún logo de Urbantz.

Formulario de pedido

Para cada campo del formulario de pedido, eliges si se muestra y si es editable. Los campos ocultos se siguen completando a partir de la tarea predeterminada del expedidor, de modo que los pedidos se mantienen completos.

Campos disponibles:

Información de la tarea: tipo de tarea, ID de tarea, referencia de tarea
Dirección: con autocompletado
Información del edificio: edificio, piso, ascensor, códigos de puerta
Instrucciones de entrega
Datos de contacto: persona, empresa, cuenta, uno o más correos electrónicos y números de teléfono
Preferencias de comunicación: idioma y canales (SMS, correo electrónico, WhatsApp, según tu plataforma)
Artículos: tipos de artículo y cantidades. Si ocultas los artículos, se añade automáticamente un artículo genérico.

Si ocultas o bloqueas un campo obligatorio, el Control Tower te avisa. Asegúrate de que la tarea predeterminada del expedidor tenga un valor para ese campo, o los expedidores no podrán crear pedidos.

Selector de franja horaria

Elige uno de los dos diseños:

Calendario: los expedidores navegan por las fechas y eligen una franja en el día seleccionado.
Lista de próximas disponibles: los expedidores ven una lista corta de las franjas más próximas y eligen una. Tú configuras cuántas franjas muestra la lista en la configuración del flujo.

Ambos diseños solo muestran franjas que están disponibles y son viables en los almacenes que corresponden al pedido.

Uso del portal

Abre la dirección de tu portal e inicia sesión.
Si reservas para varios expedidores, elige aquel para el que quieres trabajar. Con un solo expedidor, este paso se omite.
Para cambiar de expedidor más adelante, utiliza el selector de expedidores. No necesitas cerrar sesión. Cada pedido pertenece a un único expedidor.

Reservar una entrega

En la página de inicio, haz clic en Nuevo pedido.
Elige un flujo. Si el expedidor tiene un flujo predeterminado, se selecciona automáticamente y este paso se omite.
Revisa los detalles del pedido. Los campos se rellenan previamente a partir del perfil del expedidor. Edita los que tu proveedor haya habilitado como editables.
Añade artículos. Utiliza + y − para establecer la cantidad de cada tipo de artículo.
Elige una franja horaria. Selecciona una de las franjas disponibles y confirma. Verás un aviso si un pedido recurrente ya cubre esa franja, o si la fecha está bloqueada.

Información de contacto

Tipos de artículo

Selección de franja horaria

Resumen del pedido

Si tu cuenta de expedidor aún no está validada, el botón Nuevo pedido está desactivado y aparece un banner que te pide que te pongas en contacto con soporte. Puedes seguir usando el resto del portal.

Seguir tus próximos pedidos

La página de inicio muestra tus próximos 10 pedidos programados, incluidos los próximos pedidos recurrentes. Para cada pedido puedes ver la fecha, la ventana horaria, el estado, la dirección, el ID y la referencia de la tarea, si es recurrente, quién lo creó y un enlace a su página de seguimiento.

Gestionar tu perfil

En tu perfil de expedidor puedes:

Configurar tus preferencias de comunicación: elige tu idioma y cómo quieres recibir notificaciones (SMS, correo electrónico, WhatsApp).
Bloquear fechas: añade fechas concretas o rangos de fechas en los que no quieras que se creen pedidos recurrentes, como cierres o vacaciones. Las fechas deben ser futuras.

Los datos de contacto, la información del edificio y las instrucciones de entrega se muestran a título informativo. Para cambiarlos, ponte en contacto con tu proveedor de entrega.

Preguntas frecuentes

¿Pueden los expedidores crear su propia cuenta? No. Los usuarios deben crearse primero en tu plataforma Urbantz.

¿Por qué no veo ninguna franja horaria? Las franjas solo aparecen cuando un almacén que corresponde al pedido tiene capacidad. Comprueba la dirección y los artículos del pedido, o prueba con una fecha posterior. Si el problema persiste, ponte en contacto con tu proveedor de entrega.

¿Por qué el botón Nuevo pedido aparece en gris? La cuenta del expedidor aún no está validada. Ponte en contacto con soporte para que la validen.

¿Verán mis expedidores el nombre de Urbantz? No. Una vez configurada la marca, el portal muestra solo tu nombre, logo y colores.

¿Podemos usar nuestra propia dirección web? Sí. Apunta tu dominio al portal mediante DNS. La página de seguimiento enlazada desde cada pedido utiliza tracking.urbantz.com, a menos que también configures un dominio personalizado para ella.

¿Una fecha bloqueada cancela los pedidos que ya he reservado? Las fechas bloqueadas impiden que se creen pedidos recurrentes en esas fechas. Los pedidos que reservas manualmente no se ven afectados; verás un aviso si eliges una fecha bloqueada.

¿Necesitas ayuda?

Si necesitas ayuda para activar o configurar el Booking Portal, ponte en contacto con tu equipo de cuenta de Urbantz o abre un ticket con el Soporte de Urbantz.

Cuando los expedidores tengan dudas sobre un pedido, deben ponerse en contacto contigo, su proveedor de entrega, utilizando los datos de contacto mostrados en el portal.