La fonction de planification vous permet d'organiser votre charge de travail et les ressources à l'avance, en ayant une vue claire sur les livraisons que vous devez effectuer dans les jours et semaines à venir.
Outre l'avantage opérationnel, le planning offre une expérience client encore meilleure.
ℹ️ Avant toute configuration, assurez-vous qu'un Admin ait activé l'option "planifier" dans votre platforme.
Aperçu :
1. Quand l'utiliser ?
2. Comment fonctionne la planification ?
3. Configuration
4. Comment les destinataires utilisent-t-ils la planification ?
1. Quand l'utiliser ?
Vous pouvez utiliser la planification lorsque vous souhaitez rendre vos livraisons plus efficaces et plus pratiques :
- en offrant aux destinatiares un éventail de créneaux horaires parmi lesquels ils peuvent choisir
- en regroupant vos livraisons dans une certaine zone géographique (par exemple: le nord) ou un certain jour de la semaine (par exemple: le lundi)
- en bloquant certaines dates, comme les jours fériés, afin d'empêcher les utilisateurs de réserver des prises à des jours spécifiques
2. Comment fonctionne la planification ?
La planification des tâches se fait à l'aide de créneaux horaires.
Les créneaux horaires sont des intervalles de temps définis par vous, parmi lesquels les destinataires peuvent choisir.
Chaque créneau horaire peut être associé à une certaine gamme de codes postaux ou de zones, afin d'accroître l'efficacité opérationnelle.
L'optimisation permettra ensuite d'assurer que les tournées soient bien programmées sur base de tous ces éléments.
3. Configuration
Avant de pouvoir utiliser la fonction de planification, vous devez créer un flux spécifique, activant l'option de Planning comme indiqué sur la capture d'écran ci-dessous:
Configurez le flux comme d'habitude et veillez à définir les propriétés spécifiques liées à la planification. Quatre options peuvent être sélectionnées :
- Autoriser les créneaux horaires flexibles : si activé, le destinataire peut choisir un créneau horaire personnalisé. La livraison sera affectée à la tranche horaire la plus proche de celle que vous avez définie dans la rubrique Entrepôts (voir ci-dessous). Si le créneau ne correspond à aucun créneau horaire configuré, la tâche sera créée mais non planifiée.
- Ignorer les contraintes de capacité au niveau des créneaux horaires : les restrictions de capacité (nombre de tâches, poids, etc.) seront ignorées et le créneau horaire sera potentiellement surchargé. Vous pouvez utiliser cette option pour par exemple donner la priorité aux livraisons d'un expéditeur spécifique.
- Limiter le nombre de réservations autorisées : la page de suivi informera le destinataire du nombre de replanifications possibles.
- Limiter les réservations x jours ou moins avant la date de livraison prévue : la page de suivi informera jusqu'à quand une livraison pourra être replanifiée.
- Ne pas autoriser à sélectionner des créneaux de livraison lorsque l'heure limite de prise de commande est dépassée. S'il est activé, le destinataire ne pourra réserver un créneau horaire qu'avant l'heure limite fixée pour ce créneau spécifique.
Par la suite vous devrez définir la flotte:
Ensuite, vous devrez définir les créneaux horaires. Après avoir cliqué sur « Ajouter un créneau horaire », vous pourrez définir un créneau horaire spécifique avec les paramètres que vous voyez ci-dessous :
Ensuite, vous pouvez définir le 'Nombre maximal de tâches'. Ces informations seront utilisées pour calculer à quel moment votre véhicule pourra livrer chaque commande de manière efficace.
❗Seuls les véhicules ayant un « nombre maximal de tâches » défini seront pris en compte pour le créneau horaire que vous spécifiez.
- Départ - Arrivé : la créneau horaire dans lequel vous planifiez la livraison
- Temps de cut-off : la durée, avant l'heure de début du créneau, pendant laquelle cette tranche horaire sera disponible pour la sélection
- Jours de la semaine : les jours de la semaine pour lesquels ce créneau de livraison sera disponible
- Codes postaux autorisés : seuls les codes postaux insérés ici seront pris en compte pour cette tranche horaire
- Zones autorisées : seules les zones définies ici seront prises en compte pour cette tranche horaire
- Sélectionner un véhicule : les véhicules n'apparaîtront que si vous les avez ajouté au préalable dans la rubrique Flotte
- Quantité : le nombre de véhicules que vous souhaitez attribuer
- Nombre maximal de tâches : Nombre maximum de tâches autorisées pendant un créneau horaire.
❗Veuillez noter que chaque libellé sur vos articles qui restreint le type de véhicule utilisé aura un impact sur la disponibilité de vos créneaux horaires.
Par exemple : Si une tâche qui doit être planifiée a un libellé pour la réfrigération, le destinataire ne pourra sélectionner que les créneaux horaires auxquels est attribué un véhicule ayant le même libellé.
4. Comment les destinataires utilisent-t-ils la planification ?
Les destinataires recevront une notification comprenant un lien vers la page permettant de choisir le créneau horaire de livraison désiré.
Le premier jour avec des créneaux horaires disponibles sera présélectionné. Les destinataires verront plusieurs options et seront invités à confirmer leur choix.
Si un destinataire souhaite modifier ultérieurement le créneau horaire de livraison, il pourra le faire sur cette même page, en prenant en compte les restrictions horaires que vous avez définies dans votre Flux.
Note: Pour découvrir comment personnaliser votre page de suivi, vous pouvez lire cet article.
Pour personnaliser l'image de marque de votre plateforme, jetez un coup d'œil à cet article.