Le Booking Portal – URBANTZ | SUPPORT

Qu'est-ce que le Booking Portal ?

Le Booking Portal est un site web en libre-service où vos expéditeurs (les entreprises ou sites qui vous confient l'envoi de marchandises) réservent eux-mêmes leurs livraisons. Il fonctionne sans accès à l'application Urbantz Control Tower. Les expéditeurs se connectent, créent une commande, choisissent un créneau horaire disponible et suivent leurs commandes à venir, tout cela sous votre marque.

Avec le Booking Portal, vous pouvez :

Réduire la saisie manuelle des commandes. Les expéditeurs créent eux-mêmes leurs tâches au lieu d'envoyer un email ou d'appeler votre équipe.
Proposer uniquement les créneaux que vous pouvez livrer. Les créneaux horaires proviennent de la disponibilité réelle des entrepôts pouvant servir la commande.
Garder votre marque au premier plan. Le portail affiche votre logo, vos couleurs et le nom de votre entreprise, et peut fonctionner sur votre propre domaine.
Contrôler ce que les expéditeurs peuvent modifier. Vous décidez quels champs de la commande ils voient et peuvent modifier.

Obtenir l'accès

Le Booking Portal est activé par plateforme par Urbantz. Contactez votre équipe de compte Urbantz pour l'activer, puis configurez-le comme décrit ci-dessous.

Adresse du portail. Votre portail est disponible à l'adresse booking.urbantz.com. Vous pouvez aussi faire pointer votre propre domaine (par exemple booking.yourcompany.com) vers celui-ci en configurant des enregistrements DNS. Votre domaine reste affiché dans la barre d'adresse sur chaque page.

Qui peut se connecter. Seuls les utilisateurs déjà existants sur votre plateforme Urbantz peuvent se connecter ; les expéditeurs ne peuvent pas s'inscrire eux-mêmes. Créez un utilisateur pour chaque contact expéditeur et donnez-lui accès à l'expéditeur (ou aux expéditeurs) pour lequel il réserve.

Méthodes de connexion. Le portail propose les mêmes méthodes de connexion que celles utilisées pour le Control Tower :

Méthode	Fonctionnement
Email et mot de passe	Identifiants Urbantz standards
Le SSO de votre entreprise	Via le fournisseur d'identité que vous avez configuré
Connexion Google	Se connecter avec un compte Google

Configurer votre portail

Vous configurez le portail dans le Control Tower. Les changements s'appliquent immédiatement à votre portail, sans mise en production ni interruption de service.

Image de marque

Paramètre	Où il apparaît
Nom de l'entreprise	Sur tout le portail
Logo	Barre de navigation et pied de page
Couleur principale	Boutons, mises en évidence et accents
Image de l'écran de connexion	Page de connexion
Favicon	Onglet du navigateur
Téléphone et email de contact	Affichés pour que les expéditeurs sachent comment vous contacter
Liens du pied de page	Jusqu'à 5 liens personnalisés (par exemple conditions générales ou FAQ)

Une fois l'image de marque configurée, le portail ne porte plus aucun logo Urbantz.

Formulaire de commande

Pour chaque champ du formulaire de commande, vous choisissez s'il est affiché et s'il est modifiable. Les champs masqués sont tout de même remplis à partir de la tâche par défaut de l'expéditeur, afin que les commandes restent complètes.

Champs disponibles :

Informations sur la tâche : type de tâche, ID de tâche, référence de tâche
Adresse : avec autocomplétion
Informations sur le bâtiment : bâtiment, étage, ascenseur, codes d'accès
Instructions de livraison
Coordonnées de contact : personne, entreprise, compte, un ou plusieurs emails et numéros de téléphone
Préférences de communication : langue et canaux (SMS, email, WhatsApp, selon votre plateforme)
Items : types d'items et quantités. Si vous masquez les items, un item générique est ajouté automatiquement.

Si vous masquez ou verrouillez un champ obligatoire, le Control Tower vous avertit. Assurez-vous que la tâche par défaut de l'expéditeur contient une valeur pour ce champ, sinon les expéditeurs ne pourront pas créer de commandes.

Sélecteur de créneau horaire

Choisissez l'une des deux présentations :

Calendrier : les expéditeurs parcourent les dates et choisissent un créneau le jour sélectionné.
Liste des prochaines disponibilités : les expéditeurs voient une courte liste des créneaux les plus proches et en choisissent un. Vous définissez le nombre de créneaux affichés dans la configuration du flux.

Les deux présentations n'affichent que les créneaux disponibles et réalisables dans les entrepôts correspondant à la commande.

Utiliser le portail

Ouvrez l'adresse de votre portail et connectez-vous.
Si vous réservez pour plusieurs expéditeurs, choisissez celui pour lequel vous souhaitez travailler. Avec un seul expéditeur, cette étape est ignorée.
Pour changer d'expéditeur plus tard, utilisez le sélecteur d'expéditeur. Il n'est pas nécessaire de vous déconnecter. Chaque commande appartient à un seul expéditeur.

Réserver une livraison

Sur la page d'accueil, cliquez sur Nouvelle commande.
Choisissez un flux. Si l'expéditeur a un flux par défaut, il est sélectionné automatiquement et cette étape est ignorée.
Vérifiez les détails de la commande. Les champs sont pré-remplis à partir du profil de l'expéditeur. Modifiez ceux que votre transporteur a rendus modifiables.
Ajoutez des items. Utilisez + et − pour définir la quantité de chaque type d'item.
Choisissez un créneau horaire. Sélectionnez un des créneaux disponibles et confirmez. Un avertissement s'affichera si une commande récurrente couvre déjà ce créneau, ou si la date est bloquée.

Coordonnées de contact

Types d'items

Sélection du créneau horaire

Résumé de la commande

Si le compte de votre expéditeur n'est pas encore validé, le bouton Nouvelle commande est désactivé et une bannière vous invite à contacter le support. Vous pouvez toujours utiliser le reste du portail.

Suivre vos commandes à venir

La page d'accueil affiche vos 10 prochaines commandes planifiées, y compris les commandes récurrentes à venir. Pour chaque commande, vous voyez la date, la plage horaire, le statut, l'adresse, l'ID et la référence de la tâche, si elle est récurrente, qui l'a créée et un lien vers sa page de tracking.

Gérer votre profil

Dans votre profil d'expéditeur, vous pouvez :

Définir vos préférences de communication : choisissez votre langue et la manière dont vous êtes notifié (SMS, email, WhatsApp).
Bloquer des dates : ajoutez des dates uniques ou des plages de dates pendant lesquelles vous ne souhaitez pas que des commandes récurrentes soient créées, par exemple pour des fermetures ou des jours fériés. Les dates doivent être futures.

Les coordonnées de contact, les informations sur le bâtiment et les instructions de livraison sont affichées à titre indicatif. Pour les modifier, contactez votre transporteur.

Questions fréquentes

Les expéditeurs peuvent-ils créer leur propre compte ? Non. Les utilisateurs doivent d'abord être créés sur votre plateforme Urbantz.

Pourquoi ne vois-je aucun créneau horaire ? Les créneaux n'apparaissent que lorsqu'un entrepôt correspondant à la commande a de la capacité disponible. Vérifiez l'adresse et les items de la commande, ou essayez une date ultérieure. Si le problème persiste, contactez votre transporteur.

Pourquoi le bouton Nouvelle commande est-il grisé ? Le compte de l'expéditeur n'est pas encore validé. Contactez le support pour le faire valider.

Mes expéditeurs verront-ils le nom Urbantz ? Non. Une fois l'image de marque configurée, le portail n'affiche que votre nom, votre logo et vos couleurs.

Pouvons-nous utiliser notre propre adresse web ? Oui. Faites pointer votre domaine vers le portail via le DNS. La page de tracking associée à chaque commande utilise tracking.urbantz.com, sauf si vous configurez également un domaine personnalisé pour celle-ci.

Une date bloquée annule-t-elle les commandes déjà réservées ? Les dates bloquées empêchent la création de commandes récurrentes à ces dates. Les commandes que vous réservez manuellement ne sont pas affectées ; un avertissement s'affichera si vous choisissez une date bloquée.

Besoin d'aide ?

Pour obtenir de l'aide concernant l'activation ou la configuration du Booking Portal, contactez votre équipe de compte Urbantz ou ouvrez un ticket auprès du support Urbantz.

Lorsque vos expéditeurs ont des questions sur une commande, ils doivent vous contacter, vous, leur transporteur, en utilisant les coordonnées affichées dans le portail.