Un flux est une série de tâches séquentielles qui doivent être effectuées afin d'atteindre un certain objectif, comme l'intégration d'un employé, l'approbation de documents, la définition des conditions nécessaires pour le bon fonctionnement de vos opérations etc.
Aperçu:
- Général
- Expéditeur
- Prérequis
- Géocodage
- Format du fichier
1. Général
Dans la section Général de la configuration du flux, vous pouvez :
- Nommer le flux
- Décider s'il s'agit d'un flux de planification ou non
- Lui attribuer une optimisation
En outre, vous pouvez définir des valeurs par défaut qui seront définies comme propriétés de la tâche si elles ne sont pas définies lors de l'annonce : date de livraison ou d'enlèvement, plage horaire, temps de service et dimensions de l'article.
Temps de service: le temps que le livreur a besoin pour faire une livraison chez le client.
Dimensions: Dans le cas où les dimensions ne sont pas présentes dans les informations d'annonce, les valeurs ci-dessous seront utilisées.
Vous pouvez également définir les jours ouvrables et les jours fériés au niveau du flux si seuls certains jours de la semaine/de l'année doivent être pris en compte.
ℹ️ Si vous annoncez une tâche un jour ouvrable non contrôlé ou un jour férié, le prochain jour ouvrable disponible sera utilisé à la place.
Plusieurs options avancées sont disponibles en mode avancé pour répondre à des besoins particuliers.
2. Expéditeur
Quel client spécifique annonce les tâches?
Cette section vous permet de définir l'expéditeur des tâches que vous annoncez à l'aide de ce flux. Vous pouvez choisir un expéditeur particulier ou ajouter plus de détails en utilisant le mode avancé (Annoncé par nom ou par code).
3. Requis
Cette section de la configuration du flux va déterminer les actions qui doivent être effectuées par les dispatchers et les chauffeurs pendant le cycle de vie de la tâche. Ces options vous permettent d'affiner Urbantz pour répondre à tous vos besoins et correspondre à vos processus opérationnels.
Les requis sont divisés entre:
- Ceux pour les tâches de collecte
Pour les tâches de collecte, il existe des 'conditions' pour la répartition (gestionnaire d'entrepôt), pour la collecte elle-même (livreur) et en cas d'échec de la collecte (livreur).
- Ceux de la livraison.
Les exigences sont plus nombreuses pour les tâches de livraison que pour les tâches de collecte.
Vous pouvez définir des actions pour la répartition (gestionnaire d'entrepôt), à la préparation (chargement du véhicule), pour la livraison elle-même, en cas d'échec de la livraison et, si vous utilisez cette fonction, pour le dépôt.
4. Géocodage
Avant de procéder à la 5ième et dernière partie de la configuration des flux de travail, fournissez le géocodage pour votre configuration.
- Pays
- Expression du géocode: ceci décrit la composition du champ qui sera utilisé. Un exemple serait "street zip city" pour les adresses belges car elles sont composées de cette manière (Avenue Louise 251 / 1050 / Bruxelles).
Si vous utilisez le mode avancé, vous pouvez définir votre zone d'activité et des propriétés supplémentaires pour le processus de géocodage (transformation d'une adresse en coordonnées géographiques).
Les codes postaux peuvent être vérifiés et la vérification des numéros de rue peut être ignorée.
Vous pouvez également définir le seuil de géocodage à partir duquel vous souhaitez qu'Urbantz affiche les erreurs de géocodage. Nous recommandons un seuil de 80. Vous pouvez choisir un seuil de 50 ou moins si vous préférez avoir un petit nombre d'erreurs de géocodage mais un risque accru de mauvaises adresses. A l'inverse, vous pouvez définir le seuil à 95 qui résultera en beaucoup plus d'erreurs de géocodage à corriger manuellement par un humain et en d'excellentes adresses car presque toutes devront être revues.
Enfin, vous pouvez adapter le service de géocodage utilisé, ArcGis ou Google. Nous vous recommandons d'utiliser les deux car la qualité générale des deux est la même et si un service n'est pas disponible, l'autre le sera.
5. Format du fichier
Cette section de la configuration du flux concerne la manière dont les tâches seront annoncées dans Urbantz. Deux façons peuvent être configurées ici (par attribution de champs et par un script du parser) et la troisième (API) est toujours disponible.
Mode de transformation du fichier:
- Attribution des champs: Établir une correspondance entre le format d'origine (fichier) du client et le format de destination qui est celui d'Urbantz. Quel champ du fichier du client correspond à quel champ d'Urbantz.
- Script du parser: un script à mettre en place dans des cas particuliers par un membre d'Urbantz.
Format de la date: Vous devez insérer le format de la date suivant la manière dont vous l'avez inséré dans votre fichier d'annonce: DD-MM-YYYY soit DD/MM/YYYY
Format du fichier:
- Excel
- CSV
Association des champs: la configuration de l'attribution des champs est essentielle pour Urbantz afin de s'assurer que les informations que vous annoncez sont extraites du fichier que vous fournissez et ajoutées dans les champs correspondants d'Urbantz.
- Nouveau fichier échantillon: insérez ici le fichier que vous voulez utiliser/configurer pour votre optimisation.
- Nom de la feuille, du fichier Excel dans laquelle vos données se trouvent.
- Association des champs: affectez vos en-têtes de colonne aux champs Urbantz correspondants.
ℹ️ Si votre fichier contient des numéros de téléphone dans la colonne censée contenir la date de livraison, Urbantz ne sera pas en mesure d'interpréter une date.
ℹ️ Essayez autant que possible de conserver la même structure de fichier au fil du temps pour vos fichiers d'annonce. Si des modifications sont apportées au fichier, elles doivent également être effectuées dans l'attribution des champs.
ℹ️ Si vous rencontrez des difficultés lors du téléchargement d'un fichier, supprimez le formatage que vous avez appliqué dans Excel pour avoir le fichier le plus basique possible.
Maintenant que la configuration de base du flux est terminée, vous pouvez procéder à l'annonce des tâches dans la section Annonce de votre plateforme pour créer des tournées et envoyer les livreurs sur leur chemin.