WhatsApp-Integration für Empfängerbenachrichtigungen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie WhatsApp Business integrieren und konfigurieren, um automatisierte Lieferbenachrichtigungen an Ihre Empfänger zu senden.

WhatsApp kann als Alternative zu SMS für Lieferbenachrichtigungen genutzt werden und bietet ein reichhaltigeres Messaging-Erlebnis. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Lieferaktualisierungen, ETAs und Tracking-Informationen über WhatsApp zu senden, wobei bei Bedarf automatisch auf SMS zurückgegriffen wird.

Überblick

1. Unterstützte Funktionen und Einschränkungen
2. Einrichten des WhatsApp Business-Kontos
3. Verbinden Ihres WhatsApp Business-Kontos
4. Erstellen von Nachrichtenvorlagen
5. Konfigurieren von Benachrichtigungen
6. Einrichten des SMS-Fallbacks
7. Überwachen von Benachrichtigungen
8. Best Practices

1. Unterstützte Funktionen und Einschränkungen

Was wird unterstützt

• Sichere WhatsApp Business-Kontoverknüpfung: Verbinden Sie Ihr WhatsApp Business-Konto sicher mit Urbantz, sodass Urbantz Nachrichten im Namen Ihres Unternehmens über Ihre Telefonnummer senden kann
• Empfängerbenachrichtigungen: Senden Sie Lieferaktualisierungen, ETAs und Tracking-Informationen über WhatsApp
• Mehrsprachige Unterstützung: Erstellen Sie Vorlagen in mehreren Sprachen, um Empfänger in ihrer bevorzugten Sprache zu erreichen
• SMS-Fallback: Automatischer Rückfall auf SMS, wenn die WhatsApp-Zustellung fehlschlägt

Aktuelle Einschränkungen

❗ Nur Empfängerbenachrichtigungen: Die WhatsApp-Integration ist derzeit auf Empfängerbenachrichtigungen beschränkt. Plattform-Administratorbenachrichtigungen (z. B. Warnungen an Disponenten oder interne Mitarbeiter) können nicht über WhatsApp gesendet werden und sollten weiterhin andere Kanäle wie SMS oder E-Mail nutzen.

❗ Keine Zwei-Wege-Kommunikation: Empfänger können auf WhatsApp-Nachrichten antworten, aber diese Antworten werden in Urbantz derzeit weder angezeigt noch verwaltet. Da Urbantz die WhatsApp-Nummer über die API steuert, können Sie Antworten auch nicht über die WhatsApp-App abrufen.

2. Einrichten des WhatsApp Business-Kontos

Erstellen Ihres Kontos

Um WhatsApp mit Urbantz zu nutzen, müssen Sie zunächst ein WhatsApp Business-Konto erstellen. Befolgen Sie bitte die offizielle Dokumentation von Meta:

• WhatsApp Business
• WhatsApp Utility Messages
• WhatsApp Business Platform and API
• WhatsApp Business Manager (sobald Ihr Konto erstellt ist)

Wichtige Anforderungen und Einschränkungen

Beachten Sie diese wichtigen Einschränkungen, bevor Sie WhatsApp mit Urbantz verbinden:

Nachrichtenvorlagen und Gesprächsfenster

• Erste Nachrichten: Um einen Empfänger zu benachrichtigen, müssen Sie eine von Meta genehmigte Vorlage verwenden
• 24-Stunden-Fenster: Wenn ein Empfänger auf Ihre Nachricht antwortet, haben Sie ein 24-Stunden-Fenster, um formfreie Nachrichten oder Geolokalisierungsanfragen zu senden
• Fenstererneuerung: Jedes Mal, wenn der Empfänger eine Nachricht sendet, wird das 24-Stunden-Fenster zurückgesetzt
• Nach 24 Stunden: Sie müssen erneut genehmigte Vorlagen verwenden, um das Gespräch neu zu starten

Einschränkungen bei Telefonnummern

❗ Exklusiver API-Zugang: Sobald eine Telefonnummer mit der WhatsApp Business API verbunden ist, kann sie NUR für automatisiertes Messaging über die API verwendet werden. Sie können diese Nummer nicht mit WhatsApp Mobile- oder Web-Apps nutzen.

❗ Plattformbindung: Jede Telefonnummer kann nur mit EINER Messaging-Plattform verbunden werden (in diesem Fall Urbantz).

✅ Andere Verwendungen möglich: Die Nummer kann weiterhin reguläre SMS und Anrufe empfangen.

Preisgestaltung

Preisregeln werden hier ausführlich erläutert: WhatsApp Pricing Documentation

ℹ️ Hinweis: Wenn Urbantz eine Nachricht sendet, erhalten wir sofort das damit verbundene Preismodell, was eine Echtzeit-Preisschätzung für WhatsApp-Messaging auf Ihrer Plattform ermöglicht.

3. Verbinden Ihres WhatsApp Business-Kontos

Sobald WhatsApp für Ihre Plattform aktiviert wurde, können Sie Ihr WhatsApp Business-Konto verbinden:

1. Gehen Sie von Ihrer Plattform zu Administration > Platform > Integrations
2. Wählen Sie die WhatsApp-Integration
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mit Facebook verbinden"
4. Folgen Sie dem OAuth-Ablauf, um Urbantz den Zugriff auf Ihr WhatsApp Business-Konto zu autorisieren
5. Wählen Sie das WhatsApp Business-Konto und die zu verwendende Telefonnummer
6. Schließen Sie den Verbindungsvorgang ab

Verbindung überprüfen

Sobald die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, werden Ihre WhatsApp Business-Kontoinformationen zusammen mit der verbundenen Telefonnummer angezeigt. Es handelt sich um eine einmalige Einrichtung – Ihre Plattform bleibt mit diesem WhatsApp Business-Konto verbunden. Bei Bedarf können Sie die Verbindung trennen und mit einem anderen Konto neu verbinden.

Integration testen

Um Ihre WhatsApp-Integration zu testen, können Sie Testnachrichten an beliebige Telefonnummern senden:

• Anforderung: Sie müssen eine Vorlage mit dem Namen urbantz_test in Ihrem WhatsApp Business-Konto erstellt haben
• Test-Schaltfläche: Verwenden Sie die Test-Schaltfläche auf der Integrationsseite, um Testnachrichten zu senden
• Überprüfen: Prüfen Sie, ob die Nachricht auf dem Zieltelefon korrekt gesendet und empfangen wurde

ℹ️ Sie werden feststellen, dass auf der Integrationsseite (Administration > Platform > Integration > WhatsApp) die Möglichkeit besteht, WhatsApp-Benachrichtigungen zu testen. Klicken Sie auf „Testnachricht senden" und geben Sie Ihre Telefonnummer ein, dann klicken Sie auf „Senden".

4. Erstellen von Nachrichtenvorlagen

Vorlagen in der Meta Business Suite erstellen

Alle von Urbantz gesendeten WhatsApp-Nachrichten müssen vorab genehmigte Vorlagen verwenden, die in Ihrem WhatsApp Business-Konto erstellt wurden.

Detaillierte Anweisungen zum Erstellen von Nachrichtenvorlagen finden Sie unter:

• Template Guidelines and Best Practices
• Managing Templates in Business Manager
• WhatsApp Message Templates Guide

Wichtige Punkte zur Vorlagenerstellung

1. Öffnen Sie Meta Business Suite > WhatsApp Manager > Message Templates
2. Erstellen Sie Vorlagen mit aussagekräftigen Namen (z. B. delivery_notification)
3. Wählen Sie die Kategorie „Utility" für Transaktionsnachrichten (günstiger als Marketing)
4. Verwenden Sie ausschließlich benannte Variablen mit klaren Namen ({{recipient_name}}, {{parcel_number}} usw.) für dynamische Inhalte
   • (diese Variablennamen werden später mit Elementen in Urbantz verknüpft)
5. Zur Genehmigung einreichen (bis zu 48 Stunden Überprüfungszeit)

Anforderungen an mehrsprachige Vorlagen

Wichtig für die Urbantz-Integration: Bei der Erstellung von Vorlagen in mehreren Sprachen:

❗ Gleicher Vorlagenname: Alle Sprachversionen müssen exakt denselben Namen haben

✅ Unterschiedliche Spracheinstellung: Setzen Sie das Sprachfeld für jede Version

✅ Unterschiedlicher Inhalt: Passen Sie den Text für jede Sprache an

Beispiel:

• Vorlagenname: delivery_notification (Sprache: Englisch)
• Vorlagenname: delivery_notification (Sprache: Französisch)
• Vorlagenname: delivery_notification (Sprache: Spanisch)

Warum das wichtig ist: Urbantz verwendet den Vorlagennamen, um alle Sprachversionen zu finden, und sendet die Nachricht automatisch in der bevorzugten Sprache des Empfängers. Wenn sich die Vorlagennamen unterscheiden, funktioniert die mehrsprachige Funktionalität nicht.

5. Konfigurieren von Benachrichtigungen in Urbantz

Sobald Ihre Vorlagen genehmigt sind, können Sie automatische Benachrichtigungen konfigurieren:

Schritt 1: Neue Konfiguration erstellen

1. Gehen Sie von Ihrer Plattform zu Administration > Messaging > Configurations
2. Erstellen Sie eine neue Konfiguration:
   • Name: z. B. „WhatsApp-Lieferbenachrichtigungen"
   • Trigger: Wählen Sie den Trigger-Ereignistyp (z. B. „Empfänger benachrichtigen, wenn der Fahrer seine Runde begonnen hat")
   • Regeln: Konfigurieren Sie zusätzliche Versandregeln und -bedingungen
   • Versandmodus: WhatsApp

Schritt 2: Inhalt konfigurieren

1. Wählen Sie die Registerkarte Inhalt
2. Wählen Sie die genehmigte Vorlage (Sie müssen diese Vorlage in Ihrem WhatsApp Business-Konto eingerichtet haben, damit sie im Dropdown-Menü erscheint)
3. Wählen Sie eine Standardsprache
4. Ordnen Sie Vorlagenvariablen Urbantz-Feldern zu (z. B. {{1}} dem Empfängernamen, {{2}} dem Lieferdatum usw.)

5. Klicken Sie auf Speichern

   

Sie können den Inhalt Ihrer Benachrichtigungen in verschiedenen Sprachen anpassen und automatische Informationen, sogenannte „Variablen", hinzufügen (Liefertag, Zeitfenster, Kundenname, Link zur Tracking-Seite usw.).

Für alle Benachrichtigungen müssen Sie den Ablauf, den Absender (Kunde) sowie den Auftragstyp (Lieferung/Abholung/Service) angeben. Dies legt fest, wer eine Benachrichtigung erhält.

ℹ️ Weitere Informationen zu Benachrichtigungs-Triggern und -Einrichtung finden Sie im Artikel: SMS and e-mail notifications - set up, types and triggers [2]

6. Einrichten des SMS-Fallbacks (Optional)

WhatsApp-Nachrichten können fehlschlagen, wenn der Empfänger WhatsApp nicht installiert hat. Sie können einen automatischen Fallback auf SMS oder E-Mail konfigurieren.

Erstellen einer Fallback-Benachrichtigung

1. Fallback-Benachrichtigung erstellen:
   • Klicken Sie auf das „+"-Zeichen, um eine weitere Benachrichtigung hinzuzufügen
   • Erstellen Sie eine neue Benachrichtigung mit DEMSELBEN Trigger-Typ wie Ihre WhatsApp-Benachrichtigung
   • Wählen Sie SMS oder E-Mail als Versandmodus
2. Inhalt anpassen:
   • Erstellen Sie Inhalte, die an SMS- und E-Mail-Formatbeschränkungen angepasst sind
3. Reihenfolge der Benachrichtigungen konfigurieren (KRITISCH):
   • Die Reihenfolge der Benachrichtigungsliste auf der linken Seite bestimmt die Priorität
   • Die WhatsApp-Benachrichtigung MUSS ÜBER der SMS-Benachrichtigung stehen
   • Urbantz versucht Benachrichtigungen der Reihe nach: zuerst WhatsApp, dann SMS, wenn WhatsApp fehlschlägt
   • Verwenden Sie Drag-and-Drop, um Benachrichtigungen bei Bedarf neu zu ordnen
   • Klicken Sie nach dem Neuordnen immer auf Speichern

Wie der Fallback funktioniert

Wenn eine Empfängerbenachrichtigung ausgelöst wird:

1. Urbantz versucht zunächst, über WhatsApp zu senden
2. Wenn WhatsApp fehlschlägt, weil der Empfänger WhatsApp nicht installiert hat, wird der Fallback ausgelöst
   • Aktuelle Einschränkung: Der Fallback wird derzeit nur für Fehler des Typs „Empfänger hat kein WhatsApp" aktiviert
   • Zukünftige Erweiterung: In zukünftigen Updates können weitere Fehlertypen den Fallback auslösen
3. Urbantz versucht automatisch die nächste Benachrichtigung in der Liste (SMS/E-Mail)
4. Der Empfänger erhält die Nachricht über den ersten erfolgreichen Kanal

7. Überwachen von Benachrichtigungen

Sie können WhatsApp-Benachrichtigungen auf die gleiche Weise überwachen wie andere Benachrichtigungstypen.

Überwachung auf Plattformebene

Gehen Sie von Ihrer Plattform zu: Administration > System Monitor, und wählen Sie die Registerkarte Benachrichtigungen

Überwachung auf Auftragsebene

1. Öffnen Sie auf Ihrer Plattform den Menüpunkt Aufträge
2. Wählen Sie einen Auftrag und öffnen Sie die Registerkarte Benachrichtigungen
3. Von dort aus können Sie den Verlauf der Benachrichtigungsversuche für den Auftrag (erfolgreiche oder fehlgeschlagene) einsehen und weitere Informationen zum Zustellprozess für jeden Versuch erhalten

Anhand der verschiedenen Überwachungstools können Sie prüfen, ob auf eine fehlgeschlagene WhatsApp-Zustellung ein SMS-Versuch folgt.

8. Best Practices

Vorlagenkategorien und Preisgestaltung

Beim Erstellen von WhatsApp-Vorlagen in Ihrem WhatsApp Business-Konto müssen Sie eine Kategorie auswählen: Marketing, Utility oder Authentication.

Richtlinien zur Kategorienauswahl

Wählen Sie für Lieferbenachrichtigungen immer „Utility", weil:

• Utility-Vorlagen deutlich günstiger sind als Marketing-Vorlagen
• Lieferaktualisierungen transaktionaler, nicht werblicher Natur sind
• Lieferbenachrichtigungen in den Bereich der Utility-Nachrichten fallen

Kategorienüberprüfung durch Meta

⚠️ Meta überprüft Ihre Vorlagen und kann sie neu klassifizieren:

• Auch wenn Sie „Utility" auswählen, kann Meta die Vorlage als „Marketing" neu klassifizieren.
• Dies geschieht, wenn Ihre Vorlage eher werblich als informativ wirkt

Spam-Prävention

❗ Das wiederholte Senden derselben Marketing-Vorlage löst Metas Spam-Erkennung aus

❗ Nachrichten können nach sehr wenigen wiederholten Marketing-Sendungen blockiert werden

✅ Utility-Vorlagen haben großzügigere Grenzwerte für die transaktionale Nutzung

FAQ

F: Kann ich WhatsApp für interne Benachrichtigungen an Disponenten nutzen?

A: Nein, die WhatsApp-Integration ist derzeit ausschließlich auf Empfängerbenachrichtigungen beschränkt. Interne Benachrichtigungen sollten weiterhin SMS oder E-Mail verwenden.

F: Kann ich Empfängerantworten auf WhatsApp-Nachrichten einsehen?

A: Nein, Zwei-Wege-Kommunikation wird in der ersten Version nicht unterstützt. Antworten werden in Urbantz nicht angezeigt, und Sie können auch nicht über die WhatsApp-App darauf zugreifen, da die Nummer über die API gesteuert wird.

F: Was passiert, wenn meine WhatsApp-Nachricht fehlschlägt?

A: Wenn Sie einen SMS-Fallback konfiguriert haben und der Fehler darauf zurückzuführen ist, dass der Empfänger kein WhatsApp hat, sendet Urbantz automatisch eine SMS.

F: Woher weiß ich, welche Sprachversion meiner Vorlage gesendet wird?

A: Urbantz wählt die Vorlagensprache automatisch basierend auf der bevorzugten Sprache des Empfängers aus. Stellen Sie sicher, dass alle Sprachversionen denselben Vorlagennamen haben, damit dies korrekt funktioniert.

F: Kann ich dieselbe Telefonnummer sowohl für die WhatsApp API als auch für die WhatsApp Mobile-App nutzen?

A: Nein, sobald eine Telefonnummer mit der WhatsApp Business API verbunden ist, kann sie nur noch für API-Messaging verwendet werden. Sie können sie nicht mit WhatsApp Mobile- oder Web-Apps nutzen.