Notifications SMS et e-mail - types et déclencheurs

Si vous n'avez pas encore configuré vos SMS dans Urbantz, vous trouverez toutes les informations nécessaires ici : Notifications SMS et e-mail - Configuration

Aperçu:

1. Notifications automatiques

1.1 Déclencheurs client

1.2 Options

1.3 Féclencheurs internes

2. Notifications manuelles (SMS)

1. Les notifications automatiques

Les notifications automatiques sont envoyées via un déclencheur que vous devez sélectionner parmi une liste prédéfinie. Elles peuvent être envoyées sous la forme de SMS, d'e-mails ou les deux.

Attention! Si vous souhaitez configurer les notifications SMS et les notifications par e-mail pour le même déclencheur, vous devez créer une seule entrée avec Type de livraison : LES DEUX. La configuration de deux notifications distinctes (une pour les SMS et une pour les e-mails) n'enverra que la première notification configurée des deux.

Vous avez la possibilité de personnaliser le contenu de vos notifications en plusieurs langues, insérer des emojis et inclure des informations automatiques appelées 'variables' (jour de livraison, créneau de livraison, nom du client, lien vers la page de tracking etc.).

Vous devez spécifier le flux, l'expéditeur, ainsi que le type de tâche (livraison/collecte/service), pour chacune d'entre elles.

1.1 DÉCLENCHEURS CLIENT

Les déclencheurs EXTERNES à sélectionner pour l'envoi vers le client sont listés ci-dessous.

• Informer le consommateur lorsque le livreur a démarré sa tournée :
  Elle sera envoyée à l'ensemble des clients lorsque le livreur aura cliqué sur 'Démarrer' la tournée depuis son application mobile.

• Notifier le consommateur lorsque l’optimiseur a fini de générer les tournées:
  Elle sera envoyée lorsque les tâches seront optimisées. Vous pouvez ajouter l'option de valider les tournées (manuellement) si vous souhaitez faire des modifications dans l'éditeur de tournées. Depuis l'annonce ou le tableau de bord, vous aurez la possibilité de cliquer sur valider les tournées (l'ensemble des tournées du jour ou une par une), cela déclenchera l'envoi des notifications.

• Informer le consommateur lorsque la tâche est achevée :
  Elle sera envoyée dès que la tâche aura été réalisée avec succès.

• Informer le consommateur lorsque la tâche a échoué :
  Elle sera envoyée si la tâche a échoué et n'a donc pas été effectuée.

ℹ️ Remarque: lorsque ce déclencheur est choisi, cela peut entraîner l'envoi de nombreuses notifications pendant la nuit lorsque les tournées sont fermées automatiquement par le système. Pour empêcher l'envoi de ces notifications, vous pouvez activer l'option correspondante dans la configuration du message. 

• Avertir le consommateur lorsque le créneau horaire approche :
  Elle sera envoyée sur base du début de créneau horaire de la tâche.

Vous devez spécifier, en plus du flux, de l'expéditeur et du type de tâche, le temps en minutes et/ou heures avant lequel la notification doit être envoyée (Exemple : Créneau de 10h à 11h avec 30 minutes de délais = La notification sera envoyée à 9h30)

ℹ️  Si le livreur a du retard, le créneau ne sera pas mis à jour, la notification sera donc envoyée au début du créneau, malgré le retard.

ℹ️ Les tâches doivent être planifiées dans une tournée pour que ce déclencheur fonctionne. Les notifications ne seront pas envoyées pour les tâches orphelines.

• Avertir le consommateur lorsque l’heure estimée de livraison approche :
  Elle sera envoyée d'après l'heure estimée de livraison calculée lors de l'optimisation (= ETA théorique). Vous devez spécifier, en plus du flux, de l'expéditeur et du type de tâche, le temps en minutes et/ou heures avant lequel la notification peut être envoyée (Exemple : 10 minutes avant l'ETA théorique)

• Avertir le consommateur lorsque la tâche est manquante
  Elle sera envoyée lorsqu’un livreur indique qu’une tâche n’est pas présente lorsqu’il prépare sa tournée.

• Notifier le consommateur quand sa livraison est la suivante
  La notification sera envoyée dès que la tâche précédente aura été livrée. Le but de cette notification est d’informer le destinataire qu’une livraison est imminente afin de réduire le nombre d’échecs de livraison.

NB : Afin d’être efficace, il est important que cette notification soit configurée uniquement si les livreurs respectent leurs séquences de livraison.

• Notifier le consommateur lorsqu'une tâche non planifiée est prête à être planifiée :
  Cette notification est envoyée dès qu'une tâche non planifiée a été annoncée. La tâche est annoncée sans date et sans fenêtre de temps, laissant le choix de la planification au destinataire. Vous devez spécifier l'expéditeur et le type de tâche en plus du flux.

• Notifier le consommateur lorsque la tâche a été planifiée :
  Cette notification sera envoyée dès qu'une tâche au statut non planifié obtient une date et une plage horaire d'exécution, et qu'elle est donc considérée comme planifiée.  Il s'agit de la confirmation que la tâche a été planifiée avec succès.

• Envoyer un rappel au client après X jours si une tâche non planifiée n'a pas été planifiée :
  Un rappel sera envoyé tous les X jours si la tâche reste non planifiée. Vous devez spécifier, en plus du flux, de l'expéditeur et du type de tâche, le nombre de jours après lesquels le rappel sera envoyé au destinataire. Vous pouvez spécifier plusieurs séries de jours.

• Notifier le consommateur lorsque la tâche est prête à être collectée :
  Cette notification sera envoyée dès que le conducteur a livré la tâche à un point de collecte et qu'elle est prête à être collectée par le destinataire. 

• Notifier le consommateur lorsque le livreur est proche de son adresse :
  Cette notification sera envoyée lorsque le livreur se trouve à une distance X de l'adresse du destinataire. Vous devez spécifier, en plus du flux, de l'expéditeur et du type de tâche, la distance en mètres à partir de laquelle la notification sera envoyée.
  Exemple : si vous définissez 200m comme distance, la notification sera envoyée lorsque le livreur se trouvera à 200m de l'adresse du destinataire.

1.1.2. OPTIONS

> Page de tracking

Comme mentionné ci-dessus, vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs variables dans le corps du texte, spécifiques à chaque déclencheur client. L'une d'entre elles est l'ajout de la variable "link" qui permet au client de suivre sa commande en temps réel depuis sa page de tracking. Veuillez-vous rendre sur le lien ci-dessous afin d'avoir des explications détaillées sur la page de tracking :

Configurer votre page de tracking

• Satisfaction client
  Envoi d'un lien au client permettant la notation livreur (via notification e-mail ou SMS automatique) et d'autres évaluations personnalisables par rapport à la livraison.
• Livraison/pick-up/service sans contact
  Désormais, en envoyant le lien de la page de suivi à vos clients, vous pouvez également choisir d'afficher un code pin individuel. Cela permet à vos clients de recevoir leur tâche sans contact. Pour en savoir plus sur la fonctionnalité sans contact et son fonctionnement, veuillez accéder à la page suivante Comment utiliser l'option sans contact ?
  N'hésitez pas à nous contacter pour que nous activions ces fonctionnalités.

1.2 DECLENCHEURS INTERNES

Les déclencheurs à sélectionner pour les envois en INTERNE sont énumérés ci-dessous :

• Informer lorsque les tâches sont géocodées et assignées à un entrepôt :
  Elle sera envoyée lorsque les tâches seront annoncées dans leurs entrepôts respectifs et les erreurs de géocodage corrigées.> Vous devez spécifier le flux, l'expéditeur ainsi que le ou les utilisateurs internes à votre plateforme qui pourront recevoir cette notification.

• Notifier lorsque les livreurs ne commencent pas leur tournée dans les temps :
  Elle sera envoyée dès que le livreur est en retard sur le démarrage de sa tournée.> Vous devez spécifier l'entrepôt et le ou les utilisateurs internes à votre plateforme qui pourront recevoir cette notification.

• • Notifier lorsque l’optimiseur a terminé de générer les tournées :
    Elle sera envoyée dès qu'Urbantz aura terminé d'optimiser vos tâches.> Vous devez spécifier l'entrepôt et le ou les utilisateurs internes à votre plateforme qui pourront recevoir cette notification.
• Notifier le livreur lorsque l’heure de démarrage de sa tournée approche :
  Elle sera envoyée au livreur dès que l'heure estimée par l'optimisation approche. Si vous souhaitez l'envoyer par SMS, il faudra remplir le numéro de téléphone du livreur dans son compte utilisateur Urbantz.> Vous devez spécifier le temps en minutes et/ou heures avant lequel la notification peut être envoyée, puis l'optimisation associée ainsi que le type de tâche.
• Notifier lorsqu'une tâche est rejetée par un transporteur:

Il sera envoyé dès qu'un transporteur rejette la tâche pour une raison X. Ce déclencheur est intéressant lorsque vous travaillez avec des plateformes associées. Vous devez spécifier l'entrepôt et, le ou les utilisateurs internes de votre plateforme qui peuvent recevoir cette notification.

• Notifiez le gestionnaire de la plateforme si la tâche n'a pas été planifiée depuis X jours: 

Cela fera office de rappel. En plus du flux, de l'expéditeur et du type de tâche, le nombre de jours après lesquels le rappel sera envoyé au MP. Vous pouvez spécifier plusieurs séries de jours. Si une tâche non planifiée reste non planifiée après X jours, la notification sera envoyée.

2. Les notifications manuelles

Les notifications manuelles se présentent sous la forme de modèles dont le texte sera à remplir en amont dans Urbantz. Par exemple, en cas de retard, vous pouvez prédéfinir un modèle retard avec le texte adéquat. Ce type de notifications se présente uniquement sous la forme de SMS.

Les SMS manuels peuvent être envoyés de 3 façons :

• Depuis l’application mobile par le livreur en cliquant sur le détail de la tâche, puis en sélectionnant l'icône "Téléphone". Une fenêtre contextuelle s'ouvre. En sélectionnant l'icône "Messagerie", le conducteur peut prévisualiser le SMS avant de l'envoyer.

• Depuis l’application web par le platform manager sur chacune des tâches.

• Depuis l’application web par le platform manager, en une seule fois et sur l’ensemble des tâches encore non-livrées de la tournée.

ℹ️ Les rôles autorisés à envoyer des notifications manuelles via la plateforme sont : Platform Agent; Platform All in One (MDD); Platform API; Platform Dispatcher Manager; Platform Dispatcher Manager - Task Update; Platform Manager and Sender Platform Manager.