Datos de referencia: Lo que necesitas saber

Entendiendo los datos de referencia

Los datos de referencia son tablas de consulta que ayudan a Urbantz a comprender la información específica de tu empresa. Actúan como capas de traducción entre tus sistemas internos y Urbantz, así como entre Urbantz y los transportistas externos.

Por ejemplo, tu sistema de gestión de almacén podría llamar a una ubicación "Store_ABC_Paris", mientras que Urbantz la denomina "Hub #789" y el transportista la conoce como "XYZ123". Los datos de referencia crean la conexión entre estos diferentes sistemas de nomenclatura.

Casos de uso comunes

Integración de transportistas Muchos clientes utilizan los datos de referencia para asociar sus identificadores internos con los sistemas externos de transportistas. Algunos clientes, por ejemplo, usan los datos de referencia para traducir sus IDs de almacén internos en los IDs de tienda que los transportistas externos requieren para las entregas.

Reglas de negocio y configuración Los datos de referencia pueden almacenar la lógica de negocio específica de tus operaciones. Esto puede incluir niveles de prioridad para diferentes tipos de entrega, requisitos de tiempo de servicio basados en categorías de artículos, o matrices de precios que varían según la zona geográfica.

Soporte de scripts Si estás utilizando scripts personalizados para anuncios u otros procesos automatizados, los datos de referencia pueden proporcionar los valores de configuración y las reglas de negocio que estos scripts necesitan para funcionar correctamente.

Cómo funcionan los datos de referencia

Los datos de referencia se estructuran en tablas, similares a las hojas de cálculo de Excel.

Cuando Urbantz necesita información, busca en la tabla de datos de referencia adecuada para encontrar el valor correspondiente. Por ejemplo, si el sistema necesita encontrar el ID de tienda externo para Hub #789, buscará ese ID de almacén en tus datos de referencia y devolverá el ID externo correspondiente.

Gestionar tus datos de referencia

Puedes importar datos de referencia desde archivos CSV, XLS o XLSX a través de la interfaz de Urbantz. El sistema también te permite exportar tus datos como archivos XLSX para copia de seguridad o edición. Ten en cuenta que los datos de referencia solo se pueden gestionar a través de la interfaz web: el acceso a la API no está disponible.

Cómo evitar problemas comunes

Problemas con las cabeceras de columna Uno de los problemas más frecuentes ocurre cuando las cabeceras de columna no coinciden exactamente con lo que el sistema espera. Por ejemplo, si una función requiere una columna llamada "name" pero tu archivo tiene "Name" o "item_name", el sistema no podrá encontrar los datos que necesita. Las columnas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y deben nombrarse exactamente como en el sistema, sin símbolos adicionales ni espacios.

Entradas duplicadas Que el mismo identificador aparezca varias veces en tus datos de referencia puede provocar fallos en el sistema. Cada clave o ID debe aparecer solo una vez en tu tabla. Antes de cargar los datos, revísalos para asegurarte de que no hay duplicados.

Consideraciones sobre el tamaño del archivo Los archivos de datos de referencia de gran tamaño pueden afectar significativamente al rendimiento del sistema. Intenta mantener tus archivos por debajo de 5 MB cuando sea posible, eliminando columnas innecesarias o dividiendo grandes conjuntos de datos en varias tablas.

Datos necesarios ausentes Algunas funciones, como la optimización de empaquetado (bin packing), requieren que haya datos específicos presentes en tus datos de referencia. Si falta esta información, la función no funcionará correctamente. Asegúrate de entender qué datos son necesarios para las funciones que utilizas.

Coherencia de los datos Un formato inconsistente puede provocar fallos en las búsquedas. Por ejemplo, si a veces escribes "Paris-Nord", otras veces "paris nord" y otras "PARIS_NORD", el sistema podría no reconocerlas como la misma ubicación. Establece convenciones de nomenclatura coherentes y mantenlas.

Resolución de problemas

Cómo comprobar si algo ha cambiado:

Si algo no parece estar bien, comprueba si algún miembro de tu equipo realizó cambios en los datos de referencia a través de la plataforma en Administración > Registros > Selecciona "Reference_Data" :

Estos son algunos ejemplos de errores que se ven con frecuencia:

Los errores "Cannot parse reference data" suelen indicar problemas con las cabeceras de columna o el formato de los datos. Comprueba que los nombres de tus columnas coincidan exactamente con la documentación y que tus datos estén en el formato esperado.

Los problemas de rendimiento suelen estar relacionados con el tamaño del archivo. Si notas tiempos de respuesta más lentos después de cargar los datos de referencia, considera reducir el tamaño del archivo o dividirlo en tablas más pequeñas.

Los fallos de optimización tras actualizar los datos de referencia generalmente indican que la información requerida falta o está formateada incorrectamente. Revisa los requisitos de las funciones de optimización que estás utilizando.

Buenas prácticas

Después de cargar los datos, prueba la funcionalidad con un pequeño lote antes de procesar grandes volúmenes. Monitoriza el rendimiento del sistema para asegurarte de que los nuevos datos no estén causando ralentizaciones.

Actualiza los datos de referencia solo cuando sea necesario, y asegúrate de informar a tu CSM sobre los cambios realizados de antemano, ya que los cambios a veces pueden tener efectos inesperados. Mantén copias de seguridad de las versiones que funcionan y documenta cualquier cambio que realices para futuras consultas.

Obtener soporte

Si encuentras problemas con los datos de referencia, contacta con tu CSM o con el equipo de soporte, proporcionando el mensaje de error exacto, el nombre de la tabla de datos de referencia afectada, detalles sobre cambios recientes y capturas de pantalla si corresponde.