Referenzdaten: Was Sie wissen müssen

Referenzdaten verstehen

Referenzdaten sind Nachschlagetabellen, die Urbantz dabei helfen, Ihre unternehmensspezifischen Informationen zu verstehen. Sie fungieren als Übersetzungsschicht zwischen Ihren internen Systemen und Urbantz sowie zwischen Urbantz und externen Transporteuren.

Beispielsweise könnte Ihr Lagerverwaltungssystem einen Standort als "Store_ABC_Paris" bezeichnen, während Urbantz ihn als "Hub #789" kennt und der Transporteur ihn als "XYZ123" bezeichnet. Referenzdaten stellen die Verbindung zwischen diesen verschiedenen Benennungssystemen her.

Häufige Anwendungsfälle

Transporteurintegration Viele Kunden nutzen Referenzdaten, um ihre internen Kennzeichner auf externe Transporteursysteme abzubilden. Einige Kunden verwenden Referenzdaten beispielsweise, um ihre internen Depot-IDs in die Store-IDs zu übersetzen, die externe Transporteure für Lieferungen benötigen.

Geschäftsregeln und Konfiguration Referenzdaten können Geschäftslogik speichern, die spezifisch für Ihre Abläufe ist. Dazu können Prioritätsstufen für verschiedene Liefertypen, Servicezeit-Anforderungen basierend auf Artikelkategorien oder Preismatrizen, die je nach geografischer Zone variieren, gehören.

Skript-Unterstützung Wenn Sie benutzerdefinierte Skripts für Ankündigungen oder andere automatisierte Prozesse verwenden, können Referenzdaten die Konfigurationswerte und Geschäftsregeln bereitstellen, die diese Skripts zur ordnungsgemäßen Funktion benötigen.

Wie Referenzdaten funktionieren

Referenzdaten sind als Tabellen strukturiert, ähnlich wie Excel-Tabellen.

Wenn Urbantz Informationen benötigt, durchsucht es die entsprechende Referenzdatentabelle nach dem passenden Wert. Wenn das System beispielsweise die externe Store-ID für Hub #789 ermitteln muss, sucht es diese Depot-ID in Ihren Referenzdaten und gibt die entsprechende externe ID zurück.

Verwaltung Ihrer Referenzdaten

Sie können Referenzdaten aus CSV-, XLS- oder XLSX-Dateien über die Urbantz-Oberfläche importieren. Das System ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Daten als XLSX-Dateien zu exportieren, um Sicherungskopien zu erstellen oder Bearbeitungen vorzunehmen. Beachten Sie, dass Referenzdaten nur über die Web-Oberfläche verwaltet werden können – ein API-Zugriff ist nicht möglich.

Häufige Probleme vermeiden

Probleme mit Spaltenüberschriften Eines der häufigsten Probleme tritt auf, wenn Spaltenüberschriften nicht genau mit dem übereinstimmen, was das System erwartet. Wenn eine Funktion beispielsweise eine Spalte mit dem Namen "name" benötigt, Ihre Datei jedoch "Name" oder "item_name" enthält, kann das System die benötigten Daten nicht finden. Bei den Spalten wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden, und sie sollten genau wie im System benannt sein, ohne zusätzliche Symbole oder Leerzeichen.

Doppelte Einträge Wenn derselbe Kennzeichner mehrfach in Ihren Referenzdaten vorkommt, kann dies zu Systemfehlern führen. Jeder Schlüssel oder jede ID sollte nur einmal in Ihrer Tabelle erscheinen. Überprüfen Sie Ihre Daten vor dem Hochladen, um sicherzustellen, dass keine Duplikate vorhanden sind.

Überlegungen zur Dateigröße Große Referenzdatendateien können die Systemleistung erheblich beeinträchtigen. Versuchen Sie, Ihre Dateien wenn möglich unter 5 MB zu halten, indem Sie unnötige Spalten entfernen oder große Datensätze in mehrere Tabellen aufteilen.

Fehlende Pflichtdaten Einige Funktionen, wie die Bin-Packing-Optimierung, erfordern das Vorhandensein bestimmter Daten in Ihren Referenzdaten. Wenn diese Informationen fehlen, wird die Funktion nicht ordnungsgemäß funktionieren. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Daten für die von Ihnen verwendeten Funktionen erforderlich sind.

Datenkonsistenz Inkonsistente Formatierungen können zu Fehlern beim Nachschlagen führen. Wenn Sie beispielsweise manchmal "Paris-Nord", manchmal "paris nord" und manchmal "PARIS_NORD" schreiben, erkennt das System diese möglicherweise nicht als denselben Standort. Legen Sie einheitliche Namenskonventionen fest und halten Sie sich daran.

Fehlerbehebung

So prüfen Sie, ob sich etwas geändert hat:

Wenn etwas nicht stimmt, prüfen Sie, ob Mitglieder Ihres Teams Änderungen an den Referenzdaten über die Plattform vorgenommen haben unter Administration > Protokolle > "Reference_Data" auswählen:

Hier sind einige Beispiele für häufig auftretende Fehler:

Fehler vom Typ "Cannot parse reference data" weisen in der Regel auf Probleme mit Spaltenüberschriften oder dem Datenformat hin. Überprüfen Sie, ob Ihre Spaltennamen genau mit der Dokumentation übereinstimmen und Ihre Daten das erwartete Format haben.

Leistungsprobleme hängen häufig mit der Dateigröße zusammen. Wenn Sie nach dem Hochladen von Referenzdaten langsamere Antwortzeiten feststellen, sollten Sie die Dateigröße reduzieren oder die Daten in kleinere Tabellen aufteilen.

Optimierungsfehler nach der Aktualisierung von Referenzdaten bedeuten in der Regel, dass die erforderlichen Informationen fehlen oder falsch formatiert sind. Überprüfen Sie die Anforderungen für alle Optimierungsfunktionen, die Sie verwenden.

Best Practices

Testen Sie nach dem Hochladen die Funktionalität mit einer kleinen Datenmenge, bevor Sie große Volumen verarbeiten. Überwachen Sie die Systemleistung, um sicherzustellen, dass die neuen Daten keine Verlangsamungen verursachen.

Aktualisieren Sie Referenzdaten nur wenn nötig, und informieren Sie Ihren CSM im Voraus über die vorgenommenen Änderungen, da Änderungen manchmal unerwartete Auswirkungen haben können. Erstellen Sie Sicherungskopien funktionierender Versionen und dokumentieren Sie alle vorgenommenen Änderungen zur späteren Nachverfolgung.

Support erhalten

Wenn Sie Probleme mit Referenzdaten haben, wenden Sie sich an Ihren CSM bzw. das Support-Team mit der genauen Fehlermeldung, dem Namen der betroffenen Referenzdatentabelle, Details zu kürzlich vorgenommenen Änderungen und Screenshots, sofern zutreffend.