Urbantz: de conceptos básicos a temas avanzados - una visión general completa – URBANTZ | SUPPORT

Introducción a Urbantz

Urbantz es una plataforma de gestión de entregas de última milla diseñada para simplificar la forma en que gestionas las entregas, realizas el seguimiento del rendimiento de tu flota y coordinas las operaciones logísticas en un sistema centralizado. Tanto si eres un minorista, un transportista o un proveedor de logística, Urbantz te ayuda a optimizar tus procesos de entrega de principio a fin.

Conceptos fundamentales

Tareas

¿Qué es una tarea? Una tarea es la unidad más básica en Urbantz: representa una actividad de entrega o recogida.

En términos cotidianos, piensa en una tarea como un paquete que debe entregarse en una dirección específica a una hora determinada. Cada tarea contiene información esencial:

Datos del destinatario (nombre, dirección, información de contacto)
Franja horaria para la entrega
Artículos a entregar
Instrucciones especiales
Estado de la tarea

Las tareas pasan por diferentes estados a medida que avanzan en el ciclo de vida de la entrega:

Anunciado: La tarea ha sido creada en el sistema
No planificado: La tarea está geocodificada (dirección validada) pero aún no tiene fecha de entrega
Listo: La tarea tiene una franja horaria asignada y está lista para ser optimizada y añadida a una ruta
Asignado: La tarea ha sido asignada a una ruta
En camino: La tarea está en una ruta que ha comenzado
Completado: La tarea ha sido entregada

Dependiendo de algunos casos, también pueden darse estos estados:
Error: La dirección de la tarea no pudo ser geocodificada y requiere intervención manual.
Descartado: La tarea fue eliminada y ya no puede utilizarse. Este es un estado final.
Falta: La tarea se ha perdido en algún paso del flujo de trabajo.
Listo para recoger: La tarea está lista para ser recogida.

Almacenes

¿Qué es un almacén? Un almacén es una ubicación central desde la que se organizan y despachan las entregas.

Piensa en un almacén como tu depósito o centro de distribución. Es donde se almacenan tus productos antes de ser cargados en los vehículos para la entrega. En Urbantz, los almacenes son importantes porque:

Las tareas se asignan a almacenes específicos
Las rutas pueden comenzar y terminar en almacenes
La optimización se realiza a nivel de almacén

Configurar un almacén es uno de los primeros pasos para configurar Urbantz. Deberás definir:

La ubicación del almacén
El horario de funcionamiento del almacén
Las restricciones de tiempo para tus rutas

Flujos

¿Qué es un flujo? Un flujo es una representación de tu proceso empresarial.

En términos simples, un flujo es como una receta que le indica a Urbantz cómo gestionar tus operaciones de entrega específicas. Cuando configuras un flujo, le estás indicando al sistema:

Cómo interpretar los datos que envías a Urbantz
Qué requisitos de entrega se aplican
Cómo asignar tareas a almacenes
Qué información se necesita en cada etapa

Los flujos son personalizables para adaptarse a tus necesidades empresariales específicas, lo que los convierte en una herramienta poderosa para adaptar Urbantz a tus operaciones.

Rutas

¿Qué es una ruta? Una ruta es un conjunto de tareas asignadas a un repartidor en una secuencia específica.

Piensa en una ruta como el recorrido de un repartidor. Incluye:

Una lista de tareas a completar
La secuencia óptima para completarlas
Horas de inicio y fin
El vehículo y repartidor asignados

Las rutas tienen su propio ciclo de vida con estados como:

Creado: La ruta ha sido generada pero aún no validada
Validado: La ruta ha sido aprobada y está lista para su ejecución
Publicado: La ruta ha sido puesta a disposición del repartidor
Empezado: El repartidor ha comenzado la ruta
Completado: Todas las tareas de la ruta han sido completadas

Primeros pasos con Urbantz

Configuración de tu plataforma

Cuando empieces con Urbantz por primera vez, necesitarás configurar tu plataforma:

Crear un almacén: Define desde dónde se originarán tus entregas
Configurar un flujo: Configura cómo se procesarán las tareas
Crear un expedidor: Define quién envía los paquetes
Configurar tu flota: Configura los tipos de vehículos y sus capacidades

Anunciar tareas

Una vez configurada tu plataforma, puedes empezar a crear tareas:

Creación manual: Introduce los detalles de la tarea directamente en la plataforma
Carga de archivos: Importa tareas desde un archivo
Integración por API: Conecta tus sistemas para crear tareas automáticamente

Cuando se anuncian las tareas, Urbantz geocodifica automáticamente las direcciones para asegurarse de que son válidas y pueden localizarse en un mapa. Si la dirección no se puede encontrar, el sistema lanza un error de geocodificación y el usuario puede corregir la dirección.

Funcionalidades intermedias

Optimización

La optimización es donde Urbantz destaca: tenemos en cuenta todos tus requisitos y creamos rutas eficientes basadas en tus tareas.

Cuando ejecutas una optimización, Urbantz generalmente tiene en cuenta:

Ubicaciones de las tareas y franjas horarias
Capacidades y restricciones de los vehículos
Horarios y habilidades de los repartidores
Áreas restringidas y prohibidas

El resultado es un conjunto de rutas optimizadas que maximizan la eficiencia de las entregas.

Editor de rutas

El Editor de rutas te ofrece control manual sobre tus rutas:

Añadir o eliminar tareas de las rutas
Cambiar la secuencia de entregas
Ajustar los parámetros de las rutas
Dividir o fusionar rutas

Esta flexibilidad te permite ajustar con precisión los resultados de la optimización automatizada cuando sea necesario.

Seguimiento y monitorización

Una vez que las rutas están en curso, Urbantz proporciona visibilidad en tiempo real:

Panel de control: Ver todas las rutas activas y su estado
Vista de rutas: Consulta las rutas planificadas con todos sus detalles
Lista de tareas: Te ofrece una visión general de todas las tareas

Esta visibilidad te ayuda a gestionar de forma proactiva las excepciones y mantenerte informado.

Funcionalidades avanzadas

Planificación y programación

El módulo de Planificación permite a los destinatarios seleccionar su franja horaria de entrega preferida:

Los destinatarios pueden elegir entre las franjas horarias disponibles
La capacidad se gestiona automáticamente
Las franjas horarias pueden configurarse por zona, día y hora
Se pueden hacer recomendaciones para la opción más ecológica

Esto mejora la experiencia del cliente y garantiza unas operaciones eficientes.

Plataformas asociadas

Para operaciones más complejas, Urbantz admite una arquitectura multiplataforma:

Plataforma propietaria: La organización propietaria de la tarea (por ejemplo, un minorista)
Plataforma asociada/transportista: La organización responsable de la entrega

Esto permite una colaboración fluida entre las diferentes entidades de la cadena de suministro.

Gestión de tickets

El módulo de Gestión de tickets facilita la comunicación sobre tareas específicas:

Crear tickets para problemas internos o solicitudes especiales
Asignar tickets a los miembros de tu equipo
Realizar el seguimiento del estado y la resolución de los tickets
Mantener un historial de comunicaciones

Esto ayuda a garantizar que los problemas estén debidamente documentados y resueltos internamente en tu empresa.

Webhooks e integración por API

Para integraciones avanzadas, Urbantz ofrece:

API completa para la creación y gestión de tareas
Webhooks para notificaciones de eventos en tiempo real

Estas herramientas permiten a Urbantz conectarse con tus sistemas existentes de forma fluida.

Mejores prácticas para el éxito

Empieza con lo básico: Comienza con configuraciones sencillas y añade complejidad a medida que te familiarices con el sistema
Prueba a fondo: Realiza escenarios de prueba para validar tus configuraciones antes de salir en vivo
Forma a tu equipo: Asegúrate de que todos los usuarios comprenden su papel en el sistema
Supervisa el rendimiento: Utiliza los análisis de insights de Urbantz para mejorar continuamente tus operaciones
Mantente actualizado: Aprovecha las nuevas funcionalidades y mejoras a medida que estén disponibles